Structuration de mon Entreprise. Pourquoi ?

  1. Sans Règles, pas de respect, Sans respect, pas d’équipe, Sans équipe, pas d’entreprise

Contexte – Situation Problématique

  • Seriez-vous d’accord pour participer à un jeu sans connaitre les règles avant ?
  • Vous viendrez-t-il à l’idée de rentrer sur un terrain de rugby sans en connaitre les règles ? Et sur un tatami ? Sur un ring ?  Non bien sûr.
  • Et bien pourquoi accepter cela au sein de votre entreprise ?

Les situations floues ont cet avantage de permettre à chacun de se sentir libre de toutes contraintes hiérarchique. Paradoxalement, le souhait d’équité dans le monde de l’entreprise est fortement présent. Hors sans règles du jeu clairement définies, il parait impossible d’y arriver. Tentons de les définir tout d’abord…

Elles regroupent à la fois les valeurs fondamentales de l’entreprise, issu généralement du Dirigeant pour les PME,  et les comportements adéquats dans et avec l’équipe.

  • Quelles sont les codes vestimentaires ?
  • Est-ce que cela est autorisé ?
  • Puis je me permettre de prendre l’initiative ?
  • A qui dois-je en référer ?
  • Quels comportements sont formellement proscrits ?

Vous l’avez compris, la fixation des Règles est un pré requis à l’Animation des équipes.

En clarifiant les Règles du Jeu vous :

  • Formalisez les Valeurs Fondamentales de l’Entreprise
  • Assurez une Meilleure Cohésion
  • Consolidez l’Engagement de chacun au projet d’entreprise
  • Installez un climat de Stabilité, Fiabilité et de Sécurité sur le fonctionnement interne

Votre Plan d’Actions: MOP pour la Rédaction d’une Règle du Jeu Efficiente

  1. Clairement formulée:
  2. Applicable:
  3. Utile :
  4. Contractuelle :
  5. Protectrice:
  6. Souple:

 

  1. A quoi je sers pour mon Entreprise ?

Contexte – Situation Problématique

  • Partiriez-vous au combat sans avoir défini votre Mission ?
  • Pensez-vous que vos hommes vous suivrez si vous n’avez pas distribuez les rôles de chacun avant ?

Eh bien, il en est de même en entreprise. Chacun à une fonction, un rôle à remplir afin de garantir la réalisation de la Mission que s’est fixée l’Entreprise.

A vous dirigeant de bien clarifier les missions de chacun, en déclinant la Mission d’entreprise en Missions par Processus, puis par service puis par Acteur…

Bénéfices:

  • Identification des rôles de chacun et réponse à « Qui fait Quoi »
  • Outil de d’implication, de responsabilisation et de motivation pour le collaborateur

Exemple:

Mission du Service, du Département Produire du CA
Intitulé du Poste, de la Fonction Commercial
Mission Principale Vendre
Mission 2 Prospecter
Mission 3 Fidéliser
Mission 4 Contribuer à l’amélioration du produit
Mission 5 Participer au recouvrement de 1er niveau

 

Votre Plan d’Actions 

  1. Indiquez l’Intitulé de la Fonction
  2. Indiquez le Service auquel appartient la Fonction ainsi que sa Mission
  3. Indiquez la Mission Principale de la Fonction
  4. Indiquez les Missions Secondaires

Utilisez un verbe d’action, avec une intention et responsabilisation plus ou moins forte suivant le degré de responsabilité des missions

NB : un poste d’encadrement contient à minima 1 mission orienté vers ses équipes (former, évaluer,accompagner, diriger….)

Conseils :

  • dressez cette fiche avec les parties prenantes
  • La mission principale est non négociable

A Retenir

  • La Somme des Missions des Acteurs Assure les Missions de l’Entreprise
  • Cohérence du projet et mobilisation de chacun vers un objectif commun

 

  1. Pour plus de Clarté

Contexte – Situation Problématique

  • Plus l’entreprise est petite moins le niveau d’organisation est structurée et performant
  • Le patron gère au feeling, au ressenti dans le flou ce qui est très inconfortable pour le salarie et contre-productif
  • Les petites entreprises ne doivent pas faire l’impasse sur la structuration de leur organisation et profitez des outils des grandes boites…

Bénéfices

  • Clarification des tâches à réaliser
  • Sécurisation du Cadre du Travail : le salarié sais exactement ce qu’il doit faire

Votre Plan d’Actions

  1. Listez pour chaque mission les activités associées pour la mener à bien (1 verbe d’action + 1 complément). Pour un comptable par exemple :
    • Saisir les chèques impayés
    • Enregistrer les règlements
    • Saisir les factures
    • Pointer les relevés bancaires
  1. Listez les Contraintes de la fonction
    • Environnement bruyant, sale, chaud, froid…
    • Horaires décalées
    • Transport
    • Charge de travail
  1. Responsabilités de la fonction – dépends du niveau d’autonomie accordée :
    • Décide seul
    • Décide après avoir informé N+1
    • Soumet une proposition pour accord par N+1
    • Exécute les directives
  1. Identifiez les Interactions, les relations professionnelles principales avec lesquelles le poste est sujet a travailler (demande d’informations, support logistique…)
Fonction / Poste Intitulés
Mission Principale Activités 1
Mission 2 Activités 2
Mission 3 Activités 3
Mission 4 Activités 4
Contraintes C
Responsabilités R
Interactions Autres services

 

  1. Qui fait Quoi ?

Contexte – Situation Problématique

  • Je ne sais pas, mais ce n’est pas moi.
  • Bin c’est qui alors ?
  • Je ne sais pas.

Mon Dieu que c’est énervant ! Et pourtant il y a du vécu la dedans !

Bénéfices

Il permet au salarié de se situer dans l’organigramme, de se positionner par rapport à ses collègues, et surtout de savoir ce que l’on attend de lui.

C’est donc un cadre sécurisant sur lequel on pourra se reporter lors des entretiens annuels par exemple.

La fiche de poste est également un garde-fou pour le dirigeant puisque l’ensemble des RH seront alignés en fonction des axes stratégiques.

En Résumé

La clarification des fonctions et objectifs de chacun est indispensable à l’embauche mais aussi au quotidien.

  • Alignement stratégiques des RH
  • Positionnement dans l’Organigramme
  • Cadre Sécurisant
  • Savoir ce que l’on attend de soi

Plan d’Actions

Prérequis : Avoir réalisé l’Organigramme, les Missions et le Activités des Intervenants

  • PRE-REQUIS POUR LE POSTE
  1. Formation initiale :
  2. Expérience :
  • MISSIONS :
  1. …………………..
  2. …………………..
  • TACHES GENERALES :
  1. Assurer
  2. Réaliser
  3. Préparer
  4. Créer
  5. Soutenir
  6. Obtenir ………
  • INDICATEURS CLEFS :
  1. CA………..
  2. Volume…..
  • COMPETENCES METIERS (SAVOIR-FAIRE) :
  1. Maitriser ……………………
  2. Maitriser ……………………
  3. Maitriser ……………………
  • COMPETENCES COMPORTEMENTALES (SAVOIR-ÊTRE)
  1. ………….
  2. ………….

 

Exemple Fiche de Poste

  • PRE-REQUIS POUR LE POSTE
  1. Formation initiale : Commercial confirmé, formé à la gestion d’un groupe
  2. Expérience : 5 ans
  • MISSIONS :
  1. Générer du Chiffre d’affaires, Organiser la vente et la prospection du produit
  2. Gérer une équipe commerciale
  • TACHES GENERALES :
  1. Assurer le lien entre la direction, l’équipe commerciale et la production
  2. Réaliser les objectifs chiffrés déterminés
  3. Préparer, organiser et assurer les opérations commerciales
  4. Création et suivi d’une méthodologie de travail (process)
  5. Assurer le coaching permanent des commerciaux
  6. Assurer le planning des commerciaux, et contribue au recrutement
  7. Soutenir, féliciter, motiver, former et sanctionner
  8. Obtenir l’information (tracking) et analyser pour action
  • INDICATEURS CLEFS :
  1. CA, PM, txtransfo…
  • COMPETENCES METIERS (SAVOIR-FAIRE) :
  1. Maitriser le fonctionnement et les process commerciaux
  2. Maitriser l’évaluation des commerciaux (détection pts forts, pts à améliorer)
  3. Maitriser la formation des commerciaux
  4. Maitriser l’art de la communication interpersonnelle
  5. Maitriser de la gestion d’un groupe travail spécifique
  6. Maitriser le logiciel gestion commerciale, clientèle et statistiques
  • COMPETENCES COMPORTEMENTALES (SAVOIR-ÊTRE)
  1. Communiquant
  2. Inspirant, motivant

 

5. Clarifier les Relations entre Services

Contexte – Situation Problématique

Dans votre activité, vous êtes amené à contractualiser votre relation avec votre client.

  • Formaliser le choix du produit
  • la quantité
  • le délai de livraison
  • le prix, les modalités de règlement…

Bref,  Il vous serait inconcevable de faire autrement. Alors pourquoi en serait-il autrement à l’intérieur de votre entreprise, entre vos services ?

En effet, vous êtes à certain moment le client d’un service interne mais aussi à un autre le fournisseur.

Afin de garantir les données d’entrée des processus et donc des besoins de service, il convient de contractualiser la relation comme dans le cadre d’une relation client extérieur à l’entreprise.

Service Fournisseurs Service X
Service Client Service Y
Attentes Client Attentes Y
Besoins Fournisseurs Besoins X
Objet du Contrat de Service Produit à fournir ou Service à rendre
Objectifs Satisfaction Client Objectifs 1,2 ,3
Objectif Satisfaction Fournisseur Objectifs 1,2 ,3
KPI KPI 1, KPI 2, KPI 3…

 

Bénéfices

  • Clarifiez les Relations Inter-services
  • Optimisation du pilotage grâce à un meilleur fonctionnement des charnières de l’entreprise

Votre Plan d’Actions

Prérequis : avoir défini et rédigé : La cartographie et les Processus de l’entreprise

  1. Résumez les flux d’activités par un logigramme vous permettant d’avoir une vision globale des enchainements entre les services
  2. Identifiez ces interactions entre les services
  3. Organisez une réunion de préparation afin de définir les attentes de chacun
    • Listez les critères
    • Listez les objectifs
    • Listez les indicateurs de performance
  4. Planifiez une Réunion Bilan récurrente
    • mesurez les résultats
    • mesurez les écarts éventuels
  5. Organisez les Actions correctives et préventives

NB : Gardez en tête que le contrat de service a pour objet la réponse aux besoins du client final.